��������������������������������������������������������������������������������
How your staff answers the phone is one of the most critical keys to the success
of your practice. A rude or distracted front desk employee can kill your practice.
A friendly, well trained, enthusiastic employee can make your practice soar. We
have had quite a bit of training with our front desk staff, including having the calls
recorded and rated. We have this cheat sheet to serve as a reminder of the basic
information that is needed. What is not on here is that the staff needs to be friendly,
engaging, and interested in what the patient has to say.
Find Out Why They Called
������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������
wanting to schedule a recall appointment, an emergency, or a new patient? We ask
their name right up front so that we can pull their info up on the computer if they
������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������
appointments set but not yet scheduled. We ask when their last appointment was,
so we can also determine if they have ever been here before, or not.
A new front desk person should not ask a long term patient if they have ever been
to the practice before. We make sure if they are going to be a new patient, an emergency
patient, or
a combination.
Since we have
multiple doctors,
we offer them
a choice of who
they want to see.
It is critical to
track where our
new patients
PM
SCHEDULING
��������������������������������������������������������������������������
��������������������������������������������������������������������������
������������������������������������������������������������������
������������������������������
��������������������������
������
50 TPDMAG.COM | SPRING 2019
/TPDMAG.COM
